Automatisierung klingt im ersten Moment nach einem technischen Projekt. In der Praxis geht es jedoch um eine sehr unternehmerische Frage: Wie viel Zeit verliert Ihr Team jeden Tag mit wiederkehrenden Aufgaben, die längst eine Software erledigen könnte?
Ein Lead kommt über ein Formular herein, wird manuell ins CRM übertragen, anschließend per E-Mail bestätigt und irgendwann an den Vertrieb weitergeleitet. Jeder einzelne Schritt wirkt überschaubar. Zusammen ergeben sie jedoch schnell mehrere Stunden Arbeit pro Woche – und eine erstaunliche Zahl an Fehlerquellen.
Zapier hat die Automatisierung solcher Abläufe populär gemacht. Doch Zapier ist nicht für jedes B2B-Unternehmen die beste Wahl. Die Preise, der Funktionsumfang, Anforderungen an Datenschutz oder der Wunsch nach mehr Kontrolle führen viele Unternehmen zu Alternativen.
Ich habe in Projekten immer wieder erlebt: Nicht das technisch mächtigste Tool gewinnt, sondern jenes, das im Alltag verstanden, gepflegt und tatsächlich genutzt wird. Deshalb vergleichen wir die wichtigsten Alternativen zu Zapier für B2B-Unternehmen – mit Blick auf Prozesse, Kosten, Integration und Skalierbarkeit.
Warum Unternehmen nach einer Alternative zu Zapier suchen
Zapier überzeugt durch eine einfache Bedienung und eine große Zahl an App-Integrationen. Für kleinere Automatisierungen ist das ein echter Vorteil. Ein Formular mit einer Tabellenkalkulation verbinden? Eine Benachrichtigung in Microsoft Teams auslösen? Das lässt sich oft in wenigen Minuten umsetzen.
Mit zunehmender Komplexität werden allerdings einige Grenzen sichtbar. Mehrstufige Workflows, viele Aufgaben pro Monat oder umfangreiche Datenverarbeitung können die Kosten deutlich erhöhen. Außerdem wünschen sich B2B-Unternehmen häufig mehr Kontrolle über ihre Daten und Prozesse.
- Die Kosten steigen mit der Zahl der ausgeführten Aufgaben.
- Komplexe Workflows werden schnell unübersichtlich.
- Datenschutz und Datenstandort sind nicht für jedes Unternehmen ausreichend transparent.
- Individuelle Logik und eigene Schnittstellen benötigen teilweise zusätzliche technische Lösungen.
- Bei kritischen Geschäftsprozessen sind Monitoring und Fehlerbehandlung besonders wichtig.
Die entscheidende Frage lautet daher nicht: „Welches Tool ist besser als Zapier?“ Sie lautet: „Welche Plattform passt zu unseren Prozessen, unserem Team und unserem Wachstum?“
Die wichtigsten Kriterien für die Auswahl
Bevor Sie verschiedene Anbieter testen, sollten Sie Ihre Anforderungen möglichst konkret definieren. Viele Unternehmen beginnen mit einer Liste von Integrationen. Das ist verständlich, greift aber zu kurz. Eine Anwendung kann Hunderte Systeme verbinden und trotzdem für Ihren wichtigsten Prozess ungeeignet sein.
Aus meiner Sicht sind für B2B-Unternehmen vor allem diese Kriterien relevant:
- Benutzerfreundlichkeit: Können Fachabteilungen Workflows selbst erstellen und anpassen?
- Integrationen: Werden CRM, ERP, Marketing-Tools, Supportsysteme und Kommunikationsplattformen unterstützt?
- Skalierbarkeit: Funktioniert die Lösung auch bei wachsendem Datenvolumen?
- Fehlerbehandlung: Werden fehlgeschlagene Prozesse erkannt, protokolliert und erneut ausgeführt?
- Datenschutz: Welche Daten werden verarbeitet und wo werden sie gespeichert?
- Governance: Lassen sich Rechte, Freigaben und Verantwortlichkeiten sauber organisieren?
- Kosten: Wie entwickelt sich der Preis, wenn aus einem kleinen Test ein unternehmenskritischer Prozess wird?
Ein kleiner Tipp aus der Praxis: Testen Sie nicht zuerst den einfachsten Workflow. Nehmen Sie einen realistischen Prozess mit mehreren Schritten, einer Ausnahme und mindestens einer manuellen Freigabe. So erkennen Sie schneller, ob ein Tool im Unternehmensalltag trägt.
Make: die flexible Alternative für visuelle Workflows
Make, früher unter dem Namen Integromat bekannt, gehört zu den beliebtesten Zapier-Alternativen. Die Plattform stellt Prozesse als visuelle Szenarien dar. Daten werden zwischen Modulen übertragen, gefiltert, transformiert und an unterschiedliche Systeme weitergegeben.
Das ist besonders interessant für Unternehmen, die komplexere Abläufe abbilden möchten. Ein Beispiel: Ein neuer B2B-Lead wird aus einem Webformular übernommen, anhand seiner Branche bewertet, im CRM angelegt und bei einer bestimmten Umsatzgröße an einen Vertriebsmitarbeiter weitergeleitet. Gleichzeitig erhält das Marketing eine Benachrichtigung und der Lead wird in eine passende Kampagne aufgenommen.
- Sehr übersichtliche visuelle Darstellung von Workflows
- Viele Integrationen und flexible Datenverarbeitung
- Geeignet für Filter, Verzweigungen und mehrere Prozessschritte
- Oft preislich attraktiv bei mittlerem Automatisierungsvolumen
Die Lernkurve ist allerdings etwas steiler als bei Zapier. Wer nur eine einfache Verbindung zwischen zwei Anwendungen benötigt, kann sich zunächst von den vielen Möglichkeiten erschlagen fühlen. Für Teams mit einem gewissen Prozessverständnis ist Make dagegen häufig eine sehr gute Wahl.
n8n: maximale Kontrolle und Self-Hosting
n8n richtet sich an Unternehmen, die mehr Kontrolle über ihre Automatisierung benötigen. Die Plattform kann in der Cloud genutzt oder auf eigener Infrastruktur betrieben werden. Gerade für deutsche B2B-Unternehmen mit sensiblen Kunden-, Finanz- oder Produktionsdaten ist diese Option interessant.
n8n kombiniert eine visuelle Oberfläche mit der Möglichkeit, eigene JavaScript-Logik und individuelle API-Anbindungen einzusetzen. Damit eignet sich das Tool auch für Prozesse, die über klassische „Wenn-dann“-Automatisierungen hinausgehen.
- Self-Hosting möglich
- Hohe Flexibilität bei APIs und individuellen Logiken
- Gut geeignet für technische Teams und anspruchsvolle Prozesse
- Keine klassische Abrechnung ausschließlich pro kleinem Einzelschritt
Der Preis für diese Freiheit ist zusätzlicher Aufwand. Ein selbst betriebener Dienst muss aktualisiert, überwacht und abgesichert werden. Auch Backups und Zugriffsrechte gehören in die Verantwortung des Unternehmens. n8n ist daher nicht automatisch die günstigste Lösung. Es kann aber langfristig wirtschaftlicher sein, wenn viele Automatisierungen und eigene Integrationen benötigt werden.
Microsoft Power Automate: stark im Microsoft-Ökosystem
Wenn Ihr Unternehmen bereits intensiv mit Microsoft 365 arbeitet, liegt Power Automate als Zapier-Alternative nahe. Outlook, Excel, SharePoint, Teams, Dynamics 365 und viele weitere Microsoft-Dienste lassen sich eng miteinander verbinden.
Ein typischer Anwendungsfall im Vertrieb: Ein ausgefülltes Angebotsformular löst eine Prüfung in SharePoint aus. Anschließend wird eine Freigabe in Teams angefordert, der Status im CRM aktualisiert und eine E-Mail an den Kunden versendet. Für Unternehmen, die ohnehin Microsoft-Lizenzen einsetzen, kann Power Automate wirtschaftlich sehr interessant sein.
- Sehr gute Integration mit Microsoft 365 und Dynamics 365
- Geeignet für Freigabeprozesse und interne Abläufe
- Verbindungen zu zahlreichen Drittanbietern verfügbar
- Starke Funktionen für Unternehmen mit Microsoft-Governance
Die Oberfläche wirkt an einigen Stellen weniger intuitiv als die von Zapier. Lizenzmodelle und Premium-Konnektoren können zudem komplex werden. Vor der Einführung sollten Sie deshalb prüfen, welche Funktionen in Ihrer bestehenden Microsoft-Lizenz enthalten sind und für welche Szenarien zusätzliche Kosten entstehen.
Workato: die Enterprise-Lösung für anspruchsvolle Prozesse
Workato richtet sich vor allem an größere Unternehmen mit komplexen Integrationsanforderungen. Die Plattform verbindet Automatisierung, Integrationsmanagement und Governance. Dadurch lassen sich nicht nur einzelne Workflows, sondern ganze Prozesslandschaften zentral steuern.
Workato ist interessant, wenn mehrere Abteilungen auf gemeinsame Automatisierungsstandards angewiesen sind. Beispielsweise können Vertrieb, Finance, Personalabteilung und Kundensupport jeweils eigene Prozesse automatisieren, während die IT zentrale Regeln für Sicherheit und Berechtigungen vorgibt.
- Sehr umfangreiche Integrationsmöglichkeiten
- Geeignet für große Datenmengen und unternehmenskritische Abläufe
- Starke Funktionen für Governance, Monitoring und Sicherheit
- Gut für zentrale Automatisierungsstrategien
Für kleinere Unternehmen ist Workato häufig überdimensioniert. Auch die Kosten liegen typischerweise deutlich höher als bei einfachen Automatisierungstools. Wer jedoch mehrere Systeme, Länder oder Geschäftsbereiche koordinieren muss, erhält eine leistungsfähige Plattform mit professionellen Kontrollmöglichkeiten.
Integrately: schnell zu einfachen Automatisierungen
Integrately verfolgt einen pragmatischen Ansatz. Die Plattform bietet zahlreiche vorgefertigte Automatisierungen, die sich mit wenigen Anpassungen aktivieren lassen. Das ist praktisch, wenn ein Team schnell Ergebnisse erzielen möchte und keine komplexe Prozessarchitektur benötigt.
Ein kleines Unternehmen kann beispielsweise neue CRM-Kontakte automatisch in eine Mailingliste übernehmen oder bei einem abgeschlossenen Deal eine Aufgabe im Projektmanagement-System erstellen. Die Einrichtung ist meist unkompliziert und auch für weniger technische Anwender verständlich.
- Schnelle Einrichtung durch vorgefertigte Automatisierungen
- Übersichtliche Bedienung
- Geeignet für Standardprozesse im Marketing und Vertrieb
- Interessant für kleine und mittlere Unternehmen
Bei stark verzweigten Workflows und individuellen Anforderungen stößt Integrately eher an Grenzen. Für den Einstieg in die Prozessautomatisierung ist die Lösung dennoch sinnvoll – insbesondere dann, wenn schnelle Produktivität wichtiger ist als maximale technische Flexibilität.
Pipedream: für API- und Entwicklerteams
Pipedream spricht eine technisch versierte Zielgruppe an. Die Plattform ist besonders geeignet, wenn viele APIs, Webhooks oder eigene Skripte miteinander verbunden werden sollen. Entwickler können Code direkt in Workflows integrieren und damit sehr individuelle Automatisierungen erstellen.
Das eröffnet Möglichkeiten, die mit klassischen No-Code-Tools nur schwer umzusetzen sind. Beispielsweise können Daten aus einem ERP-System geprüft, mit einem externen Dienst angereichert und anschließend in ein internes Data Warehouse übertragen werden.
Für Fachabteilungen ohne technische Unterstützung ist Pipedream dagegen weniger geeignet. Die Lösung spielt ihre Stärken aus, wenn ein Entwicklungsteam vorhanden ist, das Schnittstellen versteht und Prozesse professionell betreuen kann.
Welche Lösung passt zu welchem B2B-Unternehmen?
Eine allgemeingültige Empfehlung wäre bequem, aber nicht besonders hilfreich. Die passende Alternative hängt stark von Ihrer Ausgangssituation ab.
- Für einfache und schnelle Automatisierungen: Integrately oder Make
- Für visuelle, flexible Workflows: Make
- Für Self-Hosting und maximale Datenkontrolle: n8n
- Für Microsoft-365-Unternehmen: Power Automate
- Für große Integrationslandschaften: Workato
- Für API-lastige Prozesse und Entwicklerteams: Pipedream oder n8n
In einem mittelständischen Unternehmen kann außerdem eine Kombination sinnvoll sein. Power Automate übernimmt interne Microsoft-Prozesse, während n8n eine individuelle Schnittstelle zum ERP-System bereitstellt. Entscheidend ist, dass diese Werkzeuge nicht unkontrolliert nebeneinander entstehen. Sonst wächst schnell ein schwer durchschaubares Netz aus Workflows – der berühmte digitale Kabelsalat.
Datenschutz und Sicherheit nicht nachträglich prüfen
Automatisierungen verarbeiten oft personenbezogene Daten, Vertragsinformationen oder interne Kennzahlen. Datenschutz sollte deshalb nicht erst Thema werden, wenn der erste Workflow bereits produktiv ist.
Prüfen Sie vor der Auswahl insbesondere die Auftragsverarbeitung, den Speicherort der Daten, Subdienstleister und vorhandene Sicherheitszertifizierungen. Ebenso wichtig ist die Frage, welche Mitarbeiter Workflows erstellen, verändern oder ausführen dürfen.
Ein bewährtes Vorgehen besteht darin, zunächst mit unkritischen Daten zu testen. Danach werden Rollen, Protokollierung und Freigaben definiert, bevor sensible Prozesse automatisiert werden. Automatisierung bedeutet schließlich nicht, Verantwortung abzugeben. Sie verschiebt Verantwortung – hin zu Design, Kontrolle und laufender Pflege.
So gelingt der Einstieg ohne großes Automatisierungsprojekt
Beginnen Sie mit einem Prozess, der häufig vorkommt, klar strukturiert ist und einen sichtbaren Nutzen bringt. Die automatische Übertragung von Leads ins CRM ist oft ein guter Start. Auch Angebotsfreigaben, interne Benachrichtigungen oder die Erstellung von Aufgaben eignen sich.
- Prozess und Ziel zuerst schriftlich beschreiben
- Manuelle Schritte, Datenquellen und Ausnahmen dokumentieren
- Mit einem klar begrenzten Pilotprojekt starten
- Verantwortliche Person für den Workflow benennen
- Fehlerfälle und manuelle Eingriffsmöglichkeiten einplanen
- Zeitersparnis und Fehlerquote nach dem Start messen
Ein Workflow ist kein einmaliges Bauprojekt. Systeme ändern ihre APIs, Mitarbeiter wechseln und Geschäftsprozesse entwickeln sich weiter. Planen Sie daher regelmäßige Überprüfungen ein. Die beste Automatisierung ist nicht die, die einmal beeindruckend aussieht, sondern jene, die nach zwölf Monaten noch zuverlässig arbeitet.
Die passende Zapier-Alternative ist eine Geschäftsentscheidung
Make, n8n, Power Automate, Workato, Integrately und Pipedream bieten jeweils überzeugende Alternativen zu Zapier. Die Unterschiede liegen weniger in der grundsätzlichen Fähigkeit zur Automatisierung als in Bedienung, Kontrolle, Kostenmodell und Einsatzgebiet.
Für viele B2B-Unternehmen ist Make der ausgewogene Einstieg. Microsoft-lastige Organisationen profitieren häufig von Power Automate. n8n ist spannend, wenn Datenschutz, Self-Hosting und individuelle Integrationen im Mittelpunkt stehen. Größere Unternehmen mit komplexer Governance sollten Workato prüfen, während Integrately schnelle Standardprozesse abdeckt.
Am Ende zählt nicht die längste Liste an Integrationen. Entscheidend ist, ob Ihr Team mit dem Tool bessere Prozesse baut, Fehler reduziert und mehr Zeit für Kunden und Wachstum gewinnt. Genau dort beginnt der wirtschaftliche Wert von Automatisierung.