Aircall ist für viele Vertriebsteams der erste Schritt in Richtung cloudbasierte Telefonie. Die Plattform ist schnell eingerichtet, intuitiv bedienbar und lässt sich mit zahlreichen CRM- und Helpdesk-Systemen verbinden. Doch mit dem Wachstum eines Unternehmens verändern sich auch die Anforderungen. Mehr Nutzer, komplexere Workflows, internationale Teams oder strengere Datenschutzvorgaben können dazu führen, dass eine Aircall-Alternative sinnvoll wird.
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht: „Welche Lösung ist die bekannteste?“ Sondern: „Welche Telefonie-Plattform unterstützt unsere Kundenkommunikation im Alltag tatsächlich am besten?“ Genau hier lohnt sich ein genauer Blick.
Warum Unternehmen nach einer Aircall-Alternative suchen
Aircall deckt viele typische Anforderungen moderner B2B-Teams ab. Dazu gehören virtuelle Rufnummern, Anrufaufzeichnung, Weiterleitungen, Warteschleifen, Analysen und Integrationen in CRM-Systeme. Für kleinere und mittlere Unternehmen ist das oft ein überzeugendes Gesamtpaket.
In der Praxis entstehen jedoch regelmäßig Situationen, in denen eine andere Lösung besser passt. Ein Unternehmen benötigt vielleicht besonders niedrige Gesprächskosten für internationale Gespräche. Ein anderes legt großen Wert auf deutsche Rechenzentren oder eine tiefere Microsoft-Teams-Integration. Wieder ein anderes möchte eine Telefonanlage mit Contact-Center-Funktionen, die über den klassischen Vertrieb hinausgeht.
Typische Gründe für einen Wechsel oder eine Alternativsuche sind:
- Das Preis-Leistungs-Verhältnis passt bei wachsender Nutzerzahl nicht mehr.
- Bestimmte CRM-, ERP- oder Helpdesk-Integrationen fehlen.
- Die Anforderungen an Datenschutz, Compliance oder Datenstandort steigen.
- Internationale Rufnummern und lokale Erreichbarkeit sind besonders wichtig.
- Die Lösung soll Telefonie, Chat, Video und Teamkommunikation stärker verbinden.
- Ein professionelles Contact Center mit umfangreichen Routing-Funktionen wird benötigt.
Ich habe in Projekten immer wieder erlebt, dass Unternehmen zunächst nur auf den monatlichen Nutzerpreis schauen. Später zeigt sich dann, dass Integrationen, zusätzliche Nummern, Gesprächsminuten oder Analysefunktionen den eigentlichen Kostenblock bilden. Eine gute Entscheidung beginnt daher mit dem konkreten Kommunikationsprozess – nicht mit einer Vergleichstabelle.
Worauf es bei einer modernen B2B-Telefonielösung ankommt
Eine Alternative sollte nicht nur Anrufe ermöglichen. Sie muss die Arbeit von Vertriebs-, Service- und Supportteams einfacher machen. Besonders wichtig sind fünf Kriterien.
Integration: Ein Anruf sollte automatisch dem richtigen Kontakt zugeordnet werden. Notizen, Gesprächsdaten und Aufgaben müssen dort landen, wo das Team ohnehin arbeitet – etwa in Salesforce, HubSpot, Microsoft Dynamics oder einem Helpdesk.
Skalierbarkeit: Die Lösung sollte mit dem Unternehmen wachsen. Neue Mitarbeiter, Standorte und Rufnummern müssen ohne langwierige technische Projekte hinzugefügt werden können.
Gesprächsqualität: Eine moderne Oberfläche hilft wenig, wenn Gespräche abbrechen oder die Sprachqualität schwankt. Stabilität und ein verlässlicher Support sind im Kundenkontakt nicht verhandelbar.
Datenschutz und Sicherheit: Gerade im B2B-Geschäft werden regelmäßig vertrauliche Informationen besprochen. Verschlüsselung, Rollenrechte, Aufbewahrungsfristen und transparente Datenverarbeitung verdienen mehr Aufmerksamkeit als ein hübsches Dashboard.
Auswertungen: Gute Analysen zeigen nicht nur, wie viele Anrufe stattgefunden haben. Sie helfen dabei, Erreichbarkeit, Reaktionszeiten, Teamleistung und Kundenanliegen zu verstehen.
Die besten Aircall-Alternativen im Überblick
Welche Plattform die richtige ist, hängt stark vom Geschäftsmodell und der bestehenden IT-Landschaft ab. Die folgenden Lösungen gehören zu den interessantesten Alternativen für moderne B2B-Kommunikation.
Microsoft Teams Phone: stark für Unternehmen im Microsoft-Ökosystem
Microsoft Teams Phone ist besonders für Unternehmen interessant, die bereits intensiv mit Microsoft 365, Teams, Outlook und Dynamics arbeiten. Die Telefonie wird direkt in die bestehende Kommunikationsumgebung eingebunden. Mitarbeiter können über Teams telefonieren, Anrufe weiterleiten und ihre Erreichbarkeit zentral verwalten.
Ein großer Vorteil liegt in der vertrauten Arbeitsumgebung. Wer Teams ohnehin täglich nutzt, muss nicht zwingend ein weiteres System einführen. Auch die Zusammenarbeit zwischen Chat, Videokonferenz und Telefonie ist überzeugend.
Teams Phone eignet sich vor allem für:
- Unternehmen mit einer starken Microsoft-365-Strategie
- verteilte Teams und hybride Arbeitsmodelle
- Organisationen mit hohen Anforderungen an zentrale Administration
- Unternehmen, die Telefonie und interne Kommunikation verbinden möchten
Allerdings kann die Einrichtung komplexer sein als bei einer sehr fokussierten Cloud-Telefonie. Für anspruchsvolle Contact-Center-Szenarien sind zudem je nach Anforderung zusätzliche Komponenten oder Partnerlösungen notwendig.
RingCentral: umfassende Kommunikationsplattform für wachsende Teams
RingCentral positioniert sich als umfassende Lösung für Unified Communications und Contact Center. Neben Telefonie gehören je nach Paket Video, Messaging, Analysen und Omnichannel-Kommunikation zum Angebot.
Die Plattform spielt ihre Stärke aus, wenn viele Kommunikationskanäle in einem System gebündelt werden sollen. Vertriebs- und Serviceteams können beispielsweise Telefonie, digitale Nachrichten und Videokommunikation zentral organisieren.
RingCentral ist eine gute Option für Unternehmen, die:
- international arbeiten und viele Standorte verwalten
- umfangreiche Administrations- und Analysefunktionen benötigen
- Kommunikation über mehrere Kanäle hinweg steuern möchten
- eine Plattform mit ausgeprägten Contact-Center-Funktionen suchen
Die größere Funktionsbreite bedeutet jedoch auch mehr Auswahl und mehr Konfigurationsaufwand. Für ein kleines Team, das lediglich eine zuverlässige Geschäftstelefonie benötigt, kann RingCentral überdimensioniert wirken.
8×8: interessant für internationale Kommunikation und Contact Center
8×8 verbindet Cloud-Telefonie, Videokommunikation, Team-Messaging und Contact-Center-Funktionen. Besonders Unternehmen mit internationalen Kunden und Mitarbeitern sollten die Plattform in die engere Auswahl nehmen.
Stärken liegen unter anderem in globalen Kommunikationsfunktionen, detaillierten Auswertungen und der Möglichkeit, Serviceprozesse über verschiedene Kanäle abzubilden. Für Unternehmen mit einem wachsenden Kundenservice kann das ein wichtiger Vorteil sein.
Gleichzeitig sollte vor der Entscheidung geprüft werden, welche Funktionen im konkreten Tarif enthalten sind. Wie bei vielen Business-Plattformen können sich Kosten und Leistungsumfang je nach Region, Nutzerrolle und benötigten Modulen unterscheiden.
Dialpad: moderne KI-Funktionen für Vertrieb und Service
Dialpad setzt stark auf künstliche Intelligenz. Transkriptionen, Gesprächszusammenfassungen, Echtzeithinweise und Suchfunktionen sollen Teams dabei helfen, Kundengespräche effizienter auszuwerten.
Das kann im Vertrieb besonders wertvoll sein. Nach einem längeren Gespräch muss ein Mitarbeiter nicht jedes Detail manuell dokumentieren. Stattdessen können Gesprächsinhalte strukturiert weiterverarbeitet und wichtige Aufgaben schneller erkannt werden.
Auch für Führungskräfte entstehen interessante Möglichkeiten: Häufige Einwände, wiederkehrende Kundenfragen oder Qualitätsprobleme lassen sich systematischer identifizieren.
Vor der Einführung sollten Unternehmen allerdings Datenschutz, Einwilligungen und den Umgang mit Gesprächsdaten sorgfältig prüfen. KI ist kein Freifahrtschein. Sie kann Prozesse verbessern, ersetzt aber weder klare Regeln noch ein gutes Gesprächsverständnis.
CloudTalk: flexible Telefonie für Vertriebsteams
CloudTalk richtet sich besonders an Vertriebs- und Supportteams, die internationale Telefonie, Kampagnen und CRM-Anbindungen benötigen. Die Plattform bietet Funktionen wie Click-to-Call, Anrufwarteschlangen, Nummernverwaltung, Gesprächsaufzeichnung und Leistungsberichte.
Für Sales-Teams kann die einfache Bedienung ein entscheidender Vorteil sein. Wenn ein Mitarbeiter aus dem CRM heraus telefonieren kann und die Aktivität anschließend automatisch dokumentiert wird, sinkt der administrative Aufwand spürbar.
CloudTalk ist insbesondere dann interessant, wenn:
- Outbound-Vertrieb eine zentrale Rolle spielt
- internationale Rufnummern benötigt werden
- eine unkomplizierte CRM-Anbindung wichtig ist
- Teams schnell starten und später schrittweise erweitern möchten
Bei der Auswahl sollten die tatsächlichen Gesprächsziele im Mittelpunkt stehen. Ein Dialer kann die Anzahl der Anrufe erhöhen. Er verbessert aber nicht automatisch die Qualität der Gespräche. Technologie schafft Möglichkeiten – gute Vertriebsarbeit bleibt trotzdem Handwerk.
Zendesk Talk: die passende Wahl für serviceorientierte Teams
Unternehmen, die bereits Zendesk als Supportplattform einsetzen, sollten Zendesk Talk prüfen. Die Telefonie ist eng mit Tickets, Kundenhistorie und Serviceprozessen verbunden. Mitarbeiter erhalten dadurch mehr Kontext, bevor sie ein Gespräch annehmen.
Das ist besonders hilfreich, wenn Kunden nicht jedes Anliegen von vorne erklären sollen. Ein Supportmitarbeiter sieht idealerweise frühere Tickets, Gesprächsnotizen und offene Vorgänge direkt im System.
Zendesk Talk passt vor allem zu:
- Customer-Support-Teams
- Unternehmen mit ticketbasierten Serviceprozessen
- Organisationen, die Telefonie und Helpdesk eng verzahnen möchten
- Teams, die Servicequalität anhand von Kennzahlen steuern
Für einen stark outbound-orientierten Vertrieb ist die Lösung möglicherweise weniger passend als eine Plattform mit spezialisierten Sales-Funktionen. Auch hier gilt: Die beste Software ist nicht die mit den meisten Funktionen, sondern die mit der passenden Prozesslogik.
3CX: mehr Kontrolle und Flexibilität bei der Telefonanlage
3CX unterscheidet sich von vielen typischen Software-as-a-Service-Angeboten. Die Plattform bietet Unternehmen mehr Kontrolle über Hosting, Konfiguration und Infrastruktur. Sie kann je nach Modell selbst betrieben oder über einen Hosting-Partner bereitgestellt werden.
Das ist interessant für Unternehmen, die individuelle Anforderungen haben, ihre bestehende Infrastruktur berücksichtigen müssen oder stärker über die technische Umgebung bestimmen möchten. 3CX unterstützt klassische Telefoniefunktionen ebenso wie Video, Chat und Contact-Center-Szenarien.
Der höhere Gestaltungsspielraum bringt allerdings Verantwortung mit sich. Betrieb, Updates, Sicherheit und Konfiguration müssen professionell organisiert werden. Für ein Unternehmen ohne interne IT-Ressourcen ist ein erfahrener Partner daher besonders wichtig.
sipgate: eine attraktive Option für den deutschen Mittelstand
sipgate ist im deutschen Markt für cloudbasierte Telefonie und Mobilfunklösungen bekannt. Für viele mittelständische Unternehmen sind die lokale Ausrichtung, deutsche Ansprechpartner und die Integration verschiedener Endgeräte interessante Argumente.
Die Plattform kann eine gute Wahl sein, wenn deutsche Rufnummern, flexible Nutzerverwaltung und eine überschaubare Administration gefragt sind. Auch Unternehmen, die schrittweise von einer klassischen Telefonanlage in die Cloud wechseln möchten, sollten sipgate berücksichtigen.
Vor allem bei deutschen oder europäischen Datenschutzanforderungen kann die lokale Marktkenntnis ein praktischer Vorteil sein. Trotzdem sollten auch hier Auftragsverarbeitung, Datenflüsse und konkrete Speicherorte geprüft werden – nicht nur Marketingversprechen.
So finden Sie die richtige Aircall-Alternative
Ein systematischer Auswahlprozess spart Zeit und verhindert teure Fehlentscheidungen. Beginnen Sie mit einer kurzen Bestandsaufnahme:
- Wie viele Mitarbeiter telefonieren regelmäßig mit Kunden?
- Arbeitet das Team primär inbound, outbound oder in beiden Bereichen?
- Welche CRM-, ERP- und Helpdesk-Systeme sind bereits im Einsatz?
- Welche Länder und Rufnummern werden benötigt?
- Welche Anforderungen gelten für Aufzeichnung, Datenschutz und Archivierung?
- Welche Kennzahlen sollen künftig gemessen werden?
- Wer übernimmt Administration, Schulung und laufenden Support?
Danach sollten zwei bis drei Anbieter in realistischen Testszenarien geprüft werden. Lassen Sie nicht nur eine Produktdemo durchführen. Simulieren Sie einen typischen Arbeitstag: Ein Kunde ruft an, der zuständige Mitarbeiter ist nicht verfügbar, ein Kollege übernimmt, dokumentiert das Gespräch und legt eine Aufgabe im CRM an. Genau an solchen Übergängen zeigt sich, ob die Lösung im Alltag trägt.
Achten Sie außerdem auf die Gesamtkosten. Dazu gehören nicht nur Lizenzen, sondern auch:
- Telefonnummern und Gesprächsgebühren
- Einrichtung und Migration
- CRM- oder Helpdesk-Integrationen
- Support- und Serviceleistungen
- Schulungen und interne Arbeitszeit
- mögliche Kosten für zusätzliche Analyse- oder Contact-Center-Module
Ein realistisches Beispiel aus dem B2B-Alltag
Ein mittelständischer Maschinenbauer mit 35 Vertriebs- und Servicemitarbeitern nutzte zunächst eine einfache Cloud-Telefonie. Die Lösung funktionierte, aber wichtige Informationen wurden nach Gesprächen manuell in das CRM übertragen. Das kostete pro Mitarbeiter nur wenige Minuten am Tag – in Summe jedoch mehrere Stunden pro Woche.
Das Unternehmen entschied sich nicht sofort für die funktionsreichste Plattform. Stattdessen wurden drei Alternativen getestet. Entscheidend waren am Ende nicht die schicksten Analysefunktionen, sondern eine stabile CRM-Integration, eine gute Weiterleitung im Service und klare Rechte für Gesprächsaufzeichnungen.
Nach der Einführung wurde nicht nur Zeit gespart. Die Vertriebsleitung konnte außerdem besser erkennen, welche Anfragen tatsächlich bearbeitet wurden und wo Kunden regelmäßig auf Rückmeldungen warteten. Der größte Nutzen lag also nicht allein in der Telefonie, sondern in der verbesserten Transparenz des gesamten Prozesses.
Die richtige Entscheidung hängt vom Kommunikationsmodell ab
Eine Aircall-Alternative sollte zum Unternehmen passen – technisch, wirtschaftlich und organisatorisch. Microsoft Teams Phone ist stark im Microsoft-Umfeld, RingCentral und 8×8 überzeugen bei umfassender Kommunikation, Dialpad bei KI-gestützter Gesprächsanalyse. CloudTalk richtet sich besonders an dynamische Vertriebsorganisationen, Zendesk Talk an serviceorientierte Teams. 3CX bietet mehr Kontrolle, während sipgate für viele Unternehmen im deutschen Markt eine naheliegende Option ist.
Wer nur nach dem günstigsten Preis sucht, vergleicht zu kurz. Die wichtigere Frage lautet: Wie soll Kundenkommunikation in zwei oder drei Jahren funktionieren? Wenn Telefonie sauber in CRM, Service und interne Zusammenarbeit eingebettet ist, wird sie vom Kostenfaktor zum produktiven Bestandteil der Kundenbeziehung.
Und genau dort liegt der eigentliche Wert einer guten Lösung: Nicht im Telefon selbst, sondern in den besseren Gesprächen, schnelleren Reaktionen und verlässlicheren Prozessen, die daraus entstehen.